出国留学合同退费流程
一、退费申请受理条件
- 学生或家长（以下统称“申请人”）需在合同约定的可退费情形发生时，方可提交退费申请。例如，因不可抗力因素导致无法按计划出国留学，或留学服务机构未能履行合同中关键服务承诺，如未能成功为学生申请到符合合同要求的学校录取通知书等。
- 退费申请必须在规定的时间范围内提交。自可退费情形发生之日起[X]个工作日内，申请人需向留学服务机构提出书面退费申请，逾期提交的申请，留学服务机构有权根据实际情况决定是否受理。
二、申请提交方式
- 申请人需填写留学服务机构提供的统一格式《退费申请表》。表格应包含申请人基本信息，如姓名、性别、联系方式、合同编号；申请退费原因的详细说明；退费金额的计算依据及期望的退费方式（如银行转账、支票等）。
- 提交《退费申请表》时，需一并附上相关证明材料。若因不可抗力申请退费，需提供政府部门或权威机构出具的不可抗力证明文件，如自然灾害的官方公告、疫情期间政府发布的管控文件等；若因服务机构违约申请退费，需提供服务机构未履行合同义务的相关证据，如邮件沟通记录、书面通知等能证明服务机构存在违约行为的材料。
- 申请材料可通过以下两种方式提交：
- 线上提交：申请人将填写完整并签字的《退费申请表》及相关证明材料扫描成电子文档，发送至留学服务机构指定的电子邮箱。邮件主题需统一格式为“[申请人姓名]-[合同编号]-退费申请”。
- 线下提交：申请人可将纸质版申请材料亲自送达或通过邮政快递方式寄送至留学服务机构的办公地址。在快递外包装上需注明“退费申请-[申请人姓名]-[合同编号]”。留学服务机构地址：[详细地址]；收件人：[具体收件人姓名]；联系电话：[电话号码]。
三、审核流程
- 留学服务机构在收到退费申请及相关材料后的[X]个工作日内，启动审核程序。由专门的退费审核小组负责对申请材料进行初步审核，审核内容包括申请材料的完整性、真实性以及退费申请是否符合合同约定的退费条件。
- 若申请材料不完整或存在疑问，审核小组将在[X]个工作日内通过电话、邮件或短信方式通知申请人补充或更正材料。申请人需在接到通知后的[X]个工作日内完成材料补充或更正，并重新提交审核。若逾期未完成，视为自动放弃退费申请。
- 对于申请材料完整且符合初步审核要求的，审核小组将进一步核实退费金额的计算准确性。根据合同约定的退费比例、已提供服务的实际成本等因素，详细核算应退还的费用金额。在核算过程中，若涉及需要与合作院校、第三方服务机构等进行沟通确认的事项，审核时间可能会相应延长，但最长不超过[X]个工作日。
- 审核结束后，审核小组将出具《退费审核报告》，明确审核结果，即是否同意退费以及具体的退费金额。若同意退费，将报告提交至留学服务机构的管理层进行最终审批；若不同意退费，需在报告中详细说明拒绝原因，并由审核小组在[X]个工作日内以书面形式（包括但不限于邮件、挂号信）通知申请人。
四、退费金额核算
- 退费金额的核算将严格依据合同约定的退费条款进行。一般情况下，退费金额=已缴纳服务费用总额-已提供服务所产生的合理成本-合同约定的违约金（如有）。
- 已提供服务所产生的合理成本包括但不限于留学服务机构为申请学校所支付的申请费、与第三方合作机构（如语言培训、签证办理服务提供商）已结算且不可退还的费用等。留学服务机构需向申请人提供详细的成本清单及相关费用支付凭证，以证明成本核算的合理性。
- 若合同中约定了违约金条款，在核算退费金额时需根据违约情形及程度扣除相应违约金。违约金的计算方式应在合同中明确规定，例如按照已缴纳服务费用的一定比例计算，或根据服务阶段完成情况按阶段扣除一定金额。但违约金的扣除不得超过法律法规规定的合理范围，且留学服务机构需向申请人说明违约金扣除的依据和计算过程。
五、退费支付
- 经留学服务机构管理层审批同意退费后，财务部门将在[X]个工作日内启动退费支付流程。
- 退费方式将根据申请人在《退费申请表》中选择的方式进行。若选择银行转账，财务部门将按照申请人提供的银行账户信息进行转账操作，并在转账完成后[X]个工作日内通过邮件或短信方式通知申请人查收。转账时需在转账备注中注明“留学合同退费-[申请人姓名]-[合同编号]”，以便申请人核实。
- 若选择支票支付，财务部门将开具以申请人为收款人的支票，并通过邮政快递方式寄送至申请人指定地址。快递发出后，财务部门将在[X]个工作日内通过邮件或短信通知申请人快递单号及预计送达时间。申请人收到支票后，需按照支票使用规定及时办理兑现手续。
- 在退费过程中，如因申请人提供的银行账户信息错误或其他非留学服务机构原因导致退费失败，留学服务机构将在得知退费失败后的[X]个工作日内通知申请人重新提供正确信息，并在收到正确信息后的[X]个工作日内再次尝试退费。由此产生的额外费用（如银行手续费等），由申请人自行承担。
六、投诉与纠纷解决
- 若申请人对退费流程、审核结果或退费金额存在异议，可在收到相关通知后的[X]个工作日内，向留学服务机构的客服部门提出投诉。客服部门应在接到投诉后的[X]个工作日内与申请人取得联系，了解具体情况，并在[X]个工作日内给出初步解决方案。
- 若投诉未能得到申请人满意解决，双方可协商通过以下方式解决纠纷：
- 协商调解：双方可共同邀请第三方专业调解机构进行调解。调解过程中，双方应秉持诚实信用原则，积极配合调解机构的工作，共同寻求解决方案。调解费用由双方协商分担，或根据调解结果由责任方承担。
- 仲裁或诉讼：若协商调解不成，双方可依据合同中的争议解决条款，选择将纠纷提交至合同约定的仲裁机构进行仲裁，或向有管辖权的人民法院提起诉讼。仲裁或诉讼费用按照相关法律法规及仲裁规则、诉讼程序的规定由败诉方承担，但胜诉方自愿承担的除外。在仲裁或诉讼期间，除涉及争议的部分外，双方应继续履行合同中其他无争议的条款。