出国留学档案的建立一般有以下步骤：
准备材料
高中 / 本科阶段材料
成绩单 ：从高中或本科学校教务处获取，涵盖在校期间所有课程的成绩记录，需学校盖章以确保真实性。
在读证明或毕业证、学位证 ：在读学生需开具在读证明，已毕业学生提供毕业证和学位证的原件及复印件，证明学业完成情况。
推荐信 ：通常需要 2-3 封，由老师或导师撰写，内容包括对学生学术能力、个人品质、工作表现等方面的评价。
个人陈述 ：学生本人撰写，阐述留学目的、专业兴趣、未来规划以及个人优势等，展现个人特质和留学动机。
简历 ：简洁明了地列出个人基本信息、教育背景、实习经历、获奖情况、技能证书等，让招生官快速了解学生的整体情况。
语言及标准化考试成绩
语言成绩 ：如雅思、托福等，根据申请国家和学校的要求，达到相应的分数标准，一般需在考试官网申请将成绩直接寄送至申请学校。
标准化考试成绩 ：如 GRE、GMAT 等，同样要达到学校要求，通过考试机构向申请院校提交正式成绩报告。
其他材料
获奖证书 ：各类学科竞赛、文体比赛等获奖证书的原件及复印件，可作为个人能力和优势的补充证明。
实习证明 ：如有相关实习经历，提供实习单位开具的实习证明，体现实践能力和专业应用能力。
作品集或论文 ：申请艺术、设计等专业的学生可能需要提供作品集，包含绘画、设计作品等；申请研究生的学生如有发表的论文，也可作为辅助材料提交。
整理与审核
材料整理 ：将准备好的材料按照类别和重要性进行整理，可使用文件夹或文件袋分类存放，方便查阅和提交。
审核校对 ：仔细检查材料的完整性、准确性和一致性，确保成绩单无遗漏课程、成绩无误，个人陈述无错别字和语法错误等。
提交与存档
申请提交 ：根据申请学校的要求，通过在线申请系统上传电子材料，或将纸质材料邮寄至学校招生办公室。注意申请截止日期，提前安排好提交时间，避免逾期。
存档备份 ：在提交材料的同时，要对所有材料进行备份存档，可扫描或复印一份留存，以备后续查询或需要补充材料时使用。
不同国家和学校可能会有一些特殊要求，在建立留学档案时，务必仔细阅读申请学校的官方指南，确保档案建立完整、准确、符合要求。