申请包机接留学生通常有个人或组织申请两种情况，以下是一般的申请流程和相关要点：
个人申请流程（以中国驻美大使馆包机接留学生回国为例）
- 确认资格：符合相关条件，如在美完成学业的中国籍留学人员本人（持F1、J1、M签证）及结束任期的孔子学院教师和志愿者本人，且I-20表或DS-2019表已到期或即将到期。
- 登记信息：通过微信登录指定链接，填写搭乘临时航班回国意愿登记表，需如实填写个人基础信息、联系方式、目前状况、出发地意愿等内容，还需准备好I-20或DS-2019表格的首页照片文件，按要求命名后通过提交材料链接上传。
- 等待审核：相关部门会根据登记情况、航班安排等因素进行审核，确定回国名单。
- 购票通知：航空公司将根据使领馆提供的名单进行呼叫购票，报名登记人员需保持手机畅通，在规定时间内完成购票，逾期未完成视为放弃。
- 准备材料及防疫：提前通过防疫健康码国际版微信小程序，逐日连续填报个人资料、健康状况、近期出行情况等信息。并根据要求做好其他防疫措施，如进行核酸检测等。
组织申请流程
- 联系航空公司：与具有包机业务资质的航空公司取得联系，表达包机需求，了解航空公司的包机政策、可用机型、价格等相关信息。同时要考虑航空公司的运营能力和信誉，确保飞行安全和服务质量。
- 确定包机方案
- 确定航班信息：与航空公司共同商讨并确定包机的具体航班信息，包括出发地、目的地、起飞时间、降落时间等。要充分考虑留学生的分布情况和行程安排，选择合适的起降地点和时间，尽量减少留学生的旅途奔波和等待时间。
- 确定乘客名单：明确搭乘包机的留学生名单，收集留学生的个人信息，如姓名、护照号码、联系方式等，以便进行机票预订和登机手续办理。
- 落实费用及支付：明确包机费用的金额和支付方式，通常包括机票费用、燃油附加费、机场建设费等。可以与航空公司协商支付时间和方式，确保费用支付的顺利进行。
- 办理相关手续
- 申请航线和空域：航空公司会向相关民航管理部门提交包机申请，包括航线、航班时刻等信息，等待审批。申请单位可能需要协助提供一些必要的文件和资料，如留学生的相关证明文件、包机目的说明等。
- 协调出入境事宜：与出发地和目的地的海关、边防等出入境管理部门进行沟通协调，确保留学生能够顺利出入境。需要为留学生准备好相关的出入境文件和手续，如护照、签证、健康证明等。
- 宣传与通知：通过多种渠道向留学生及其家长宣传包机信息，包括包机的航班安排、申请条件、费用等详细情况。及时通知留学生申请流程和截止时间等重要信息，确保他们能够按时完成申请和准备工作。
- 后续服务
- 协助登机：在包机出发当天，安排工作人员在机场协助留学生办理登机手续，引导他们顺利登机。帮助留学生解决可能遇到的问题，如行李超重、证件问题等。
- 跟踪航班：实时跟踪包机的飞行情况，确保航班安全抵达目的地。在航班抵达后，及时与接机人员或留学生家长取得联系，告知航班到达信息。